Как создать фестиваль и не повеситься?

Вопрос сложный, но ответ на него мы все таки нашли. Точнее, накопили примерно тонну опыта (из которой половина факапы).

Каждый год на арт-заводе проходят фестивали, вечеринки и ярмарки, масштаб которых доходит до федерального. Часть мы организуем сами, а некоторые команды заказчиков, которые хотят реализовать свою классную идею.
Больше всего мы любим подсмотреть за тем, как справляются другие команды на наших площадках. Ведь учиться на чужих ошибках куда лучше, чем на своих.

Так вот, на 9 году организации мы вывели:

1. Определитесь с концепцией фестиваля.
Каким вы видите свой фестиваль — будет ли это тусовка под открытым небом или серия мероприятий на разных площадках, сколько сцен хотите задействовать, нужен ли вам фудкорт и бар, сколько зрителей вмещает площадка.

2. Оцените предполагаемую аудиторию вашего фестиваля.
Подумайте, есть ли у вашего фестиваля конкуренты, а также насколько платежеспособны ваши потенциальные посетители и на какую минимальную посещаемость вы можете рассчитывать. Также, это поможет понять, какие рекламные ресурсы использовать. Не подумав об этом, нет смысла приступать к дальнейшим шагам: без хотя бы примерной оценки ЦА есть риск уйти в минус или сделав большое событие для совсем небольшой группы людей.

3. Соберите команду фестиваля.
Договоритесь об условиях работы «на берегу» и обязательно зафиксируйте их, лучше юридически — даже если вы работаете с друзьями. Фестиваль — это масштабное мероприятие, буквально расписанное по минутам: чем меньше у вас и вашей команды будет неопределенности, тем выше вероятность, что все пройдет без накладок!

1. Дата и время.
Учитывайте все возможные факторы: пересечение по времени с другими развлекательными событиями, актуальными для вашей аудитории, сезон отпусков, когда потенциальные зрители могут уехать, городские праздники. Изучите местные порядки и законодательство о проведениях массовых мероприятий и тишине — в некоторых регионах шуметь разрешается до 23:00, в других — до 22:00.

2. Составьте табличку с графиком платежей.
Зафиксируйте для себя точные суммы и даты, в которые вы обязаны расплатиться с арендодателями, подрядчиками и артистами, согласно заключенным договорам. Это позволит равномерно распределить траты и избежать неловких просьб о переносе платежа.

3. Продумайте навигацию.
Гости на протяжении нескольких часов будут находиться на площадке, поэтому важно создать комфортное пребывание. Начертите схему локации, разместите её в соц.сетях и анонсах. Но, главное, не забудьте про ОФФЛАЙН навигацию на самой площадке. Приоритетной задачей в процессе планирования является комфорт зрителя: зоны необходимо расположить так, чтобы маршруты посетителя были просты и понятны.

Звучит просто, но на деле — это самые частые ошибки, с которыми мы воюем и про которые мы всегда рассказываем организаторам, которые приходят к нам с идеями.
Кстати нам есть еще много чего рассказать по поиск спонсоров, финансирование и то, как вывести мероприятие в плюс. Интересно? Будем рассказывать!

За организацией мероприятия обращайтесь к профессиональной команде Доренберг Loft.